録音と議事録で、会社に知恵をためる

この記事の結論

01AIに聞いても、なぜ一般論しか返ってこないのか

AIを使い始めた社長から「答えがもっともらしいけれど、うちの会社の話になっていない」という声をよく聞きます。原因の多くはAIの性能ではなく、会社の側にあります。

会社の中に何もたまっていなければ、AIにできるのはネットの情報を組み立てることくらいです。AIは頭のいい新人のようなものです。これまで会社が残してきたものを読み込ませて、初めて会社の仕事ができるようになります。

工務店の判断や経緯の多くは、書類ではなく会話の中にあります。お客様との打ち合わせ、業者とのやり取り、社内の会議。ここで話された内容は、録音しなければ担当者の記憶と一緒に消えていきます。

録音を議事録にしてためておく効き目は、ほかにもあります。同じ材料を読ませておけば、誰がどのAIに聞いても同じ品質の答えが返ってくるようになります。会社にノウハウが残り、社員が辞めても情報が一緒に出ていくことを防げます。

ためる仕組みは、次の流れを一本につなげることです。

録音と議事録づくりだけで止めず、保存先と、AIに読ませるところまでをセットで決めてください。

ここまでつながると、お客様との打ち合わせの録音から要望や注意事項を抜き出させる、顧客フォルダの資料から金額を答えさせる、といった使い方ができるようになります。

一番の壁は、録音の習慣化です。スマートフォンの録音アプリなら、すぐに録音を始められて、ボタン一つで保存できる設定にしておくと、録り忘れが起きにくくなります。

営業の商談録音は、録って終わりにしません。録音から、競合の名前、建築の仕様、資金計画といった事実をリストにして残します。これが次の提案や競合対策の材料になります。契約率が上がった営業組織の報告でも、商談の録音と分析の徹底が要因の一つとして挙げられていました。

お客様の側も商談を録音し、AIで比較していることがある、という前提も忘れないでおきたいところです。

クラウドに移すときに古いデータを消したくなりますが、過去のデータがあるとAIは「以前はこうだった」と答えられるようになります。残しておくのが原則です。

もう一つの注意点は、個人のLINEはAIとつなげないことです。お客様とのやり取りを会社の知恵としてためたいなら、業務用のチャットに移すか、業務用のアカウントを既存のグループに入れておきます。

Q録音を習慣にするには、どうすればよいですか？

A一番の壁は録り忘れです。スマートフォンの録音アプリを、すぐに始められてボタン一つで保存できる設定にしておくと、忘れにくくなります。

Q議事録を作っただけでは、足りないのですか？

A足りません。議事録の保存先を決め、AIに読ませて質問できる状態にするところまでを一本の流れにして、初めて会社の知恵として使えるようになります。

Qお客様との打ち合わせを録音するときの注意点は？

A録音していることと、記録として社内で使う目的を、お客様にお伝えしておきましょう。お客様ごとに記録を積み上げて引き継ぎに生かす方法は、コラム「お客様との打ち合わせと現場の会話を、記録から引き継ぎ資料にする」で紹介しています。

AIを会社の役に立てる力は、道具の性能より、会社に何がたまっているかで決まります。録音して、議事録にして、決まった場所にためて、AIに読ませる。この流れを毎日回すことが、今までの仕事を会社の財産に変える一番の近道です。

建築AI経営研究会では、録音や議事録を会社の知恵としてためる仕組みづくりについて、社長同士が実例を共有しています。

建築AI経営研究会の編集部です。静岡県浜松市の工務店・株式会社LIFEFUND（注文住宅「ARRCH」「PG HOUSE」）が運営し、自社でAIを経営に入れてきた実務をもとに、工務店・建築会社の経営者向けの記事を書いています。